Koç Üniversitesinin Akademik Şikayet Prosedürü akademik konularla ilgili olarak öğrencilerin ve öğretim elemanlarının şikayetleri ile ilgili çözüm bulmaya yardımcı olmak için oluşturulmuştur.

Öğrenci Şikayetleri

Öğrenci, öğretim elemanının kendi akademik performansını veya öğrenim hayatını etkileyecek bir kararını, davranışını veya ihmalini fark ettiği zaman, şikayet prosedürü iki hafta içerisinde başlatılmalıdır.

– Bir öğretim elemanına yönelik akademik şikayeti bulunan bir öğrenci öncelikle konuyu şahsi olarak o öğretim elemanı ile görüşmeye çalışmalıdır.

– Eğer öğrenci konuyu şahsi olarak o öğretim elemanına götürdüğünde tatmin olabileceği şekilde çözmekte başarısız kalırsa, kendi fakültesinin Dekanlığına yazılı olarak bir dilekçe sunabilir. Öğretim elemanının nihai cevabını aldıktan sonraki bir hafta içerisinde, öğrenciden yazılı olarak farkına vardığı olayı, aradığı belirli çözümü ve öğretim elemanının cevabını raporlaması istenir.
Dekan konuya dahil olan öğrenci, öğretim elemanı ve diğer fakülte üyeleriyle ayrı olarak görüşebilir ya da eğer tüm taraflar kabul ederse hep birlikte konuyu çözmek için görüşebilirler.
Dört hafta içerisinde Dekan’ın kendi kararını öğrenciye ve öğretim elemanına yazılı olarak bildirmesi beklenir.

– Öğrenci bir hafta içerisinde Dekan’ın kararını temyiz ederek, gerekçeli bir dilekçe ile konuyu Üniversite Yönetim Kuruluna götürebilir. Dilekçe, teslim tarihini takip eden ilk Üniversite Yönetim Kurulu toplantısında görüşülür. Verilen kararın dört hafta içerisinde yazılı olarak öğrenciye bildirilmesi gerekmektedir.

Eğer konuya dahil olan öğretim elemanı Dekanın kendisi ise ikinci adımda yer alan Dekanlığa sunulacak dilekçenin Akademik İşlerden Sorumlu Rektör Yardımcısı’na direkt olarak sunulması gerekir.

Sınav Notlarına İtiraz

Öğrenciler yarıyıl içinde verilen değerlendirme notlarına, yarıyıl sonu değerlendirme notlarına, nihai ders başarı notlarına ve harf notlarına bunların ilanı tarihinden itibaren bir hafta içinde itiraz edebilirler. İtiraz dersi veren öğretim elemanına yazılı olarak yapılır.

Öğrenci itirazının öğretim elemanı tarafından reddedilmesi, iki hafta içinde karara bağlanmaması veya öğretim elemanı tarafından verilen yeni notu da yeterli bulmaması halinde dersin bağlı olduğu fakültenin dekanlığına veya yüksekokul müdürlüğüne yazılı olarak başvurabilir. Dekan veya müdür en az iki öğretim elemanından oluşan bir değerlendirme komisyonu görevlendirir, komisyon üyelerinin akademik unvanının verdiği nota itiraz edilen öğretim elemanının akademik unvanına eş veya üst unvan olması gereklidir. Öğrencinin kayıtlı olduğu fakültenin veya yüksekokulun yönetim kurulu komisyonun itiraz edilen hususlarda yeniden değerlendirme yaparak bildirdiği yazılı görüşünü dikkate alarak başvuruyu karara bağlar.

Öğrenci başvurusunun ilgili yönetim kurulu tarafından reddedilmesi, dört hafta içinde karara bağlanmaması veya karara bağlanan yeni notu da yeterli bulmaması halinde ilgili yönetim kurulu kararına karşı Üniversite Yönetim Kuruluna yazılı olarak itiraz edebilir. Üniversite Yönetim Kurulu gerek duyduğu hallerde ek değerlendirme raporu alarak itirazı dört hafta içinde nihai karara bağlar.

Verdiği nota itiraz edilen öğretim elemanı, ilgili değerlendirme komisyonu üyeleri ile ek değerlendirme raporu alınan öğretim elemanları ilgili yönetim kurulunun veya Üniversite Yönetim Kurulunun konu ile ilgili başvuru ve itirazın görüşüldüğü kısmına katılamazlar.

Yukarıdaki fıkralar uyarınca notun değişmesi nedeniyle harf notunun da değiştirilmesinin gerektiği hallerde ilgili öğretim elemanı harf notu için uyguladığı ölçütleri uygulayarak, harf notunun not dağılımıyla belirlendiği hallerde emsal ortalamayı esas alarak yeni harf notunu belirler.

Önemli:

• Aynı çalışmadan aynı notu alan öğrenciler farklı şekilde değerlendirilmemelidir. Aynı dersi alan her öğrenci için belirlenen tek bir not skalası olmalı ve bu değerlendirme her öğrenci için aynı  şekilde uygulanmalıdır.

Öğretim Elemanı Şikayetleri

Akademik programlar hakkında verilen kararlardan haksız yere etkilendiğini düşünen bir öğretim elemanının yazılı olarak ilgili Fakülte Dekanlığı’na ya da Enstitü Direktörlüğü’ne şikayetini bildiren bir dilekçe vermesi gerekir.

Eğer şikayet Dekanlık ya da Direktörlük hakkında ise, dilekçe Akademik İşlerden Sorumlu Rektör Yardımcılığı Ofisi’ne verilmelidir. Şikayetin Rektör Yardımcılığı Ofisleri hakkında olması durumunda ise, dilekçe doğrudan Rektörlüğe sunulmalıdır.

Yazılan dilekçede şikayetin konusu detaylı olarak açıklanmalı, iddiayı destekleyici belgeler sunulmalı ve eldeki tüm dokümanlar paylaşılmalıdır. Öğretim elemanının konuyu çözmek için daha önce herhangi bir teşebbüste bulunup bulunmadığı ve eğer bulunduysa hangi adımları attığı yazılı ifadesinde ayrıca belirtilmelidir.

Dilekçenin verildiği yönetim birimi konuyu incelemekle ve 30 gün içerisinde yazılı bir raporla taraflara sonucu bildirmekle yükümlüdür.

Kararı yeterli ya da adil bulmayan öğretim elemanı, dilerse dilekçesini bir üst yönetime sunabilir. Bu tarz şikayetlerde Üniversite Rektörü’nün kararı nihaidir.